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Fahrtenbuch führen
Ein Fahrtenbuch ist mehr als nur eine Liste von Strecken – es ist ein offizielles Dokument. Damit das Finanzamt die Aufzeichnungen anerkennt und die vorteilhafte Abrechnung akzeptiert, müssen formale Kriterien strikt eingehalten werden.
Hier sind die wichtigsten Tipps, damit Ihr Fahrtenbuch von Type 7 auch bei einer Prüfung standhält:
1. Der feste Platz im Handschuhfach
Das Fahrtenbuch gehört ins Auto, nicht auf den Schreibtisch. Führen Sie es stets im Fahrzeug mit. Nur so ist gewährleistet, dass alle Daten unmittelbar verfügbar sind – auch bei einer unvorhergesehenen Kontrolle oder Rückfrage.
2. Zeitnahe Dokumentation
Eintragungen sollten sofort nach jeder Fahrt vorgenommen werden. Das Finanzamt fordert eine zeitnahe Erfassung. Wer „aus dem Gedächtnis“ am Wochenende nachträgt, riskiert Ungenauigkeiten, die die Beweiskraft des gesamten Buches gefährden können.
3. Kontinuität ist Pflicht
Ein Fahrtenbuch muss mindestens ein volles Kalenderjahr durchgängig geführt werden. Ein Wechsel zwischen der 1-Prozent-Regelung und der Fahrtenbuchmethode ist innerhalb eines Jahres in der Regel nicht zulässig (außer bei einem Fahrzeugwechsel).
4. Beweiskraft durch Vollständigkeit
Nur bei laufender, vollständiger und korrekter Führung ist das Fahrtenbuch beweiskräftig.
Jede Fahrt muss lückenlos dokumentiert sein.
Nachträgliche Änderungen müssen als solche erkennbar sein (daher ist ein gebundenes Buch in Papierform, wie das von Type 7, oft sicherer vor Manipulationsvorwürfen als lose Excel-Listen).
5. Die Aufbewahrungsfrist
Werfen Sie das Fahrtenbuch nach dem Jahresabschluss nicht weg! Steuerrelevante Unterlagen müssen in Deutschland mindestens 6 Jahre lang aufbewahrt werden. Legen Sie die abgeschlossenen Bücher sicher in Ihren Unterlagen ab.
Checkliste für jeden Eintrag:
Datum der Fahrt
Kilometerstand (Beginn und Ende)
Reiseziel (genaue Adresse)
Reisezweck (z. B. Kundenbesuch, Einkauf, Privatfahrt)
Besuchter Partner/Kunde
